Как создать базу данных в ворде
Перейти к содержимому

Как создать базу данных в ворде

  • автор:

Источники данных, которые можно использовать для слияния почты

Получатели слияния обычно берутся из списка имен и данных в существующем списке, например электронной таблице Excel, или списке контактов Outlook. В качестве существующего списка также может использоваться любая база данных с возможностью подключения. Если у вас еще нет списка, можете создать его в Word в ходе слияния.

Список или база данных называются источником данных для слияния.

Выберите тип списка, который будет использоваться в качестве источника данных.

Новый список

Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Ввести новый список и создайте список в открывшейся форме. Этот список сохранится в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

Дополнительные сведения о создании нового списка см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.

Существующий список

В качестве существующего списка может использоваться электронная таблица Excel, база данных Access или база данных другого типа. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Использовать существующий список.

Важно: Сохраните файл, используемый в качестве источника данных, на локальном компьютере, независимо от его типа. Для слияния не поддерживается сохранение в HTTP-расположении.

Выбор источника данных для слияния

  • Электронная таблица Excel Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных для слияния, если все данные правильно отформатированы и находятся на одном листе, чтобы приложение Word могло их распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
  • База данных Access С помощью Access можно выбрать данные из любой таблицы или запроса, определенного в базе данных. Дополнительные сведения см. в статье Использование функции слияния для отправки данных Access в Word.
  • Другие файлы баз данных Чтобы получить доступ к другим источникам данных, запустите мастер подключения к данным.
  • Чтобы открыть мастер подключения к данным, выберите Рассылки >Выбрать получателей >Использовать существующий список >Создать источник.

    Мастер подключения к данным

    Выберите тип источника данных, который вы хотите использовать для слияния, и нажмите кнопку Далее.

    Список контактов Outlook

    Вы можете извлечь данные прямо из списка контактов Outlook и поместить их в Word. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Выбрать из контактов Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния.

    Новый список

    Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Создать новый список и создайте его с помощью открывшихся диалоговых окон. Этот список сохраняется в виде файла документа для многократного использования.

    Дополнительные сведения о том, как создать новый список, см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.

    Существующие источники данных

    Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.

    • Электронная таблица Excel Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния. Данные должны быть хорошо отформатированы и находиться на одном листе, чтобы приложение Word могло их правильно распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.
    • Список контактов Outlook Контактные данные можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.
    • Список контактов Apple Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.
    • Текстовые файлы Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

    Ввести новый список

    В диалоговом окне Изменить поля спискаWord автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, сделайте это сейчас, чтобы заполнить его во время ввода записей.

      В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак «плюс» (+).

    Совет: Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх или вниз.

    Использовать существующий список

    1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.
    2. В диалоговом окне Открытие книги выберите нужный лист и выполните одно из следующих действий:
      • Оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать весь лист. Или
      • Укажите диапазон ячеек с данными, которые вы хотите использовать.
    3. Нажмите кнопку ОК.

    Выбрать из контактов Outlook

    1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.
    2. В диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи.
    3. В списке контактов выберите контакты, которые хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.

    Контакты Apple

    1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.
    2. В диалоговом окне Отбор записей в разделе Группы контактов Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.

    File Maker Pro

    1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.
    2. В диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите разделители для полей данных и для записей, а затем нажмите кнопку ОК.

    Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.

    • Электронная таблица Excel Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния, если все данные находятся на одном листе и отформатированы так, что Word может их правильно прочитать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.
    • Список контактов Outlook Сведения о контактах можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.
    • Список контактов Apple Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.
    • Текстовые файлы Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

    Создание базы данных в ворде

    Есть такая шаблонная работа, распечатка и отправка однотипных писем/шаблонов, есть заголовок, и текст, там меняются только адресаты (их примерно 20-30 штук) и в тексте фамилии участника и цель отправки/пересылки (для чего).

    Как лучше создать базу, чтоб Ворд брал из нее стандартные данные:
    -получатель 1-адрес,
    -получатель 2-адрес,
    -направляем письмо ФИО,
    -для (в основном четыре пункта)?

    Как и на чем это проще исполнить? Подскажите пожалуйста!
    Можно по проще или по сложнее исполнение, чтоб можно было добавлять новых адресатов в базу и т.д.
    Всем спасибо!)

    __________________
    Помощь в написании контрольных, курсовых и дипломных работ здесь

    Создание документов word с данными из базы MySQL
    Доброго времени суток. У меня такой вопрос. Есть необходимость посредством шаблона генерировать.

    Вывод документов Word с базы данных Access в richTextBox
    Помогите пожалуйста вот с каким делом: У меня есть БД Access, в ней я храню Word’овские документы.

    Создание базы данных архива документов предприятия
    Нужно создать, грубо говоря, электронный архив предприятия. Документы все в формате doc. Как.

    Создание базы и удобный вывод данных в документы (просмотр комплекта документов по списку фамилий)
    очень мутное описание темы) Суть: Есть куча людей. Есть 4 вида документов. Не буду усложнять.

    многое зависит от шаблона документа и от количества строк в таблице с данными(если много — то нужен фильтр)
    документы формируются
    -по-штучно
    -или интервалом
    -или случайный выбор
    -одноразово или регулярно Там не то. Мне нужен выпадающий список первого адресата, выбрал, добавилось название организации и полный адре, потом второго (если надо третьего) потом по тексту выбор ФИО и назначение письма, желательно ещё поиск там же. Мне нужен выпадающий список первого адресата, выбрал, добавилось название организации и полный адрес, потом второго (если надо третьего) потом по тексту выбор ФИО и назначение письма это видимо разумнее делать через ACCESS, в крайнем случае EXCEL А если я наполню базу необходимымы данными access и буду дополнять, как мне реализовать такие списки с выбором и/или поиском в Ворде? Желательно без визуалбейсика, не хочется изучать этот синтаксис)

    без программирования работает только слияние, но это очень ограниченный метод
    во всех остальных вариантах присутствует в той или иной мере программирование

    и не надо бояться визуалбейсика — когда- то вы и азбуки не знали и таблицы умножения, но ведь освоили еще в 1-м классе
    неужели вы теперь не поймёте ПОЧТИ СТАНДАРТНОГО кода по заполнению меток шаблона и по каскадному выбору из справочников

    посмотрите примеры в моем блоге по заполнению шаблона и фильтрации по нескольким полям

    сложнее для вас может оказаться создание таблиц и связей между ними

    Хорошо. Спасибо! Сейчас попробую как нибудь это наладить)

    Создать макрос для взятия данных с word документов в excel
    Нужна помощь в написании макроса. Макрос должен брать данные с word документов в excel. Добрые люди.

    Выбор базы данных для большого объема гипертекстовых документов
    Собираемся создать базу для хранения и поиска большого объема гипертекстовых документов (порядка.

    Парсинг базы документов word
    Всем доброго дня. Интересует такой вопрос. Необходим парсинг базы документов word и выборка из.

    Массовое создание документов Word
    необходимо сделать массовое создание документов на основе реестра в Word. функция слияния не.

    Создание системы с реализацией документов word
    Здравствуйте, хочу разработать веб-систему, которая будет выдавать готовые документы в формате word.

    Доработка базы для вывода данных в шаблон Word
    Доброго дня, форумчане! Просьба помочь с решением проблемы. Начал делать базу данных для печати.

    В условиях недостатка времени на изучение такой темы, как “Базы данных”, для ознакомления учащихся с основными понятиями этой темы можно использовать текстовый редактор Microsoft Word. С этой целью может быть применена возможность редактора, которая называется “слияние данных”.

    Напомним основные положения (см. также [1]). При проведении слияния задействованы две части: база данных и документ, а сама операция слияния как раз и позволяет объединить их (в документе используются данные из базы данных). Как правило, слияние применяется для оформления в документе текстового редактора писем, информация для которых (фамилии адресатов, их адреса и т.п.) хранится в базе данных. В статье [1] приведен ряд примеров использования слияния документов при решении задач “школьной” жизни. Возможны и другие примеры.

    В простейшем случае в качестве базы данных можно использовать таблицу, оформленную в Microsoft Excel, в которой каждому полю соответствует отдельная колонка 1 .

    Итак, пусть имеется лист электронной таблицы Microsoft Excel (см. рис. 1). На нем представлена информация об учениках школы: фамилия, имя, класс, пол и дата рождения, а также для каждого учащегося рассчитано число полных лет в его возрасте и определено, является ли он (она) именинником на текущей неделе. Этот лист и будем рассматривать как базу данных.

    Сначала учащимся предлагается простое задание: в текстовом редакторе Microsoft Word напечатать список, скажем, 10а класса.

    Задача решается следующим образом.

    1. Открывается панель инструментов Слияние (Вид — Панели инструментов — Слияние).

    2. Во вкладке Рассылки выбирается пункт Выбрать получателей — Использовать существующий список, после чего следует указать файл Excel со списком учеников (см. рис. 2), а в нем — соответствующий лист.

    3. Выбираются (по одному) поля базы данных, которые будут использоваться в основном документе (нужные поля слияния). Для этого предназначена кнопка Вставить поля слияния (см. рис. 3 2 ). После вставки полей в документ между их именами нужно сделать необходимое число пробелов.

    Если на этом и закончить работу, то будет отобран список всех учеников в таблице, причем на одном листе будут представлены фамилия, имя и обозначение класса лишь одного ученика. Поэтому для решения поставленной задачи надо воспользоваться фильтром — выбрать Изменить список получателей — Фильтр и в окне Фильтр и сортировка выбрать “Класс”, “равно” и “10а” (см. рис. 4).

    4. Для объединения всех отобранных записей в одном документе необходимо выполнить команды Найти и объединить — Изменить отдельные документы — Объединить все.

    5. Ну а для того, чтобы все фамилии были на одной странице, следует заменить разрыв раздела на знак абзаца по всему документу (см. рис. 5).

    Конечный вид документа представлен на рис. 6.

    Фактически мы только что продемонстрировали, как создать простейший запрос к базе данных.

    После этого можно предложить ученикам самостоятельно выдать список всех, кто родился в текущем месяце, “невезучих”, родившихся 13-го числа, всех, кто родился в первой половине года, и т.п.

    Можно также создавать запросы со сложными условиями. Например, получить список всех девочек, родившихся в феврале, или список всех Маш и Марий, список мальчиков для военкомата (тех, кому исполнилось 16 лет) и т.п.

    Несколько более сложные запросы возникают, когда мы хотим получить, например, список всех мальчиков 7-х классов. Очень часто ученики не обращают внимания, что в графе (поле) “Класс” стоит обозначение класса с буквой. Это означает, что в фильтре запроса в списке Сравнение (см. рис. 4) необходимо использовать пункт “содержит”.

    Думаем, читателям не составит труда придумать десяток-другой запросов к этой очень понятной базе данных.

    Интересным аспектом предложенной методики является обсуждение с учащимися преобразования логических выражений (сложных условий). Рассмотрим следующий запрос: “Требуется выдать список девочек старших классов, у которых в поле “Имя” записано Лена или Елена”.

    Здесь мы имеем четыре условия:

    1) поле “Имя” равно “Лена” (обозначим его для краткости — Л);

    2) поле “Имя” равно “Елена” (Е);

    3) поле “Класс” содержит 10 (К10);

    4) поле “Класс” содержит 11 (К11).

    После обсуждения с учащимися общего условия для отбора значений в список можно получить такое:
    (Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11), причем именно со скобками, так как операция конъюнкции выполняется раньше, чем операция дизъюнкции. Однако при работе с фильтром (см. рис. 4) скобки расставить нельзя. Как же быть? Ответ такой — надо раскрыть скобки, не забывая, что конъюнкция (И) — это аналог умножения, а дизъюнкция (ИЛИ) — аналог сложения:

    (Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11) = Л И К10 ИЛИ Л И К11 ИЛИ Е И К10 ИЛИ Е И К11.

    Таким образом, фильтр будет следующим: Имя равно Лена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Лена И Класс содержит 11 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 11. Фрагмент окна Фильтр и сортировка с таким условием 3 приведен на рис. 7.

    Рис. 7. Фрагмент окна Фильтр и сортировка

    Опыт показывает, что при применении описанной методики, во-первых, большинство учеников не испытывают особых трудностей в понимании того, что они должны сделать, а стало быть, осваивают основные понятия баз данных и технику создания запросов. Во-вторых, очевидной является и чисто практическая польза с точки зрения общей компьютерной грамотности.

    1. Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли. / Информатика, № 2/2006.

    Примечание редакции. Как отмечалось, при описании методики автор использует версию Microsoft Word 2007. В предыдущих версиях редактора вид панели инструментов Слияние отличается от представленного в статье. В таких версиях:

    1) для выбора файла Excel со списком учеников в качестве источника данных следует использовать кнопку (Открыть источник данных);

    2) для вставки в документ нужных полей слияния предназначена кнопка (Вставить поля слияния);

    3) для отображения имен полей или отобранных значений используется кнопка (Поля/данные);

    4) окно Фильтр и сортировка вызывается с помощью кнопки (Получатели). После этого надо щелкнуть на стрелке () рядом с надписью на заголовке столбца и выбрать пункт Дополнительно;

    5) объединить все отобранные записи в одном документе можно с помощью кнопки (Слияние в новый документ);

    6) замена разрыва раздела на знак абзаца по всему документу осуществляется “обычными” средствами Word (Правка — Заменить, с использованием специальных символов).

    1 При создании этой таблицы целесообразно ознакомить учащихся с такими понятиями, как “база данных”, “поле”, “запись” и “запрос”. — Прим. ред.

    2 Автор использует версию редактора Word 2007. — Прим. ред.

    3 В окне условие представлено не полностью (используется вертикальная полоса прокрутки). — Прим. ред.

    В этой статье описана обычная процедура запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на компьютере, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.

    В этой статье

    Обзор

    При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

    Создание базы данных

    Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка «Новое». Создать базу данных можно несколькими способами:

    Пустая база данных При этом вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть очень конкретные требования к проектированию или есть данные, которые необходимо учитывать или включить.

    Шаблон, установленный в Access Если вы хотите начать новый проект и начать его, рассмотрите возможность использования шаблона. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.

    Добавление объектов в базу данных

    При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.

    Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.

    Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, необходимые для работы.

    Создание базы данных с помощью шаблона

    В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.

    Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.

    Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл кнопку Закрыть. В представлении Backstage откроется вкладка Создать.

    Выберите шаблон, который вы хотите использовать.

    Access предложит имя файла для базы данных в поле «Имя файла». При этом имя файла можно изменить. Чтобы сохранить базу данных в другой папке, отличной от папки, которая отображается под полем «Имя файла», нажмите кнопку , перейдите к папке, в которой ее нужно сохранить, и нажмите кнопку «ОК». При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.

    Access создаст базу данных на основе выбранного шаблона, а затем откроет ее. Для многих шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если шаблон содержит примеры данных, вы можете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив действия, указанные ниже.

    На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.

    Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия других необходимых форм или отчетов используйте область навигации. Некоторые шаблоны содержат форму навигации, которая позволяет перемещаться между разными объектами базы данных.

    Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона.

    Создание базы данных без использования шаблона

    Если использовать шаблон не имеет ничего интересного, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это может быть связано с одним или обоими из следующих случаев:

    Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.

    Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.

    Создание пустой базы данных

    На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.

    В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Поиск расположения для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла), откройте нужную папку и нажмите кнопку ОК.

    Access создаст базу данных с пустой таблицей «Таблица1» и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.

    Чтобы добавить данные, начните вводить их или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).

    Ввод данных в представлении таблицы аналогиен вводу данных на листах Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля на основе введите данные.

    Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access\. Если он существует, blank.accdb является шаблоном для всех новых пустых баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании.

    Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу «Таблица1» без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.

    Добавление таблицы

    Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

    Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.

    на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

    Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.

    На вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите нужный тип поля. Если нужный тип поля не отображается, нажмите кнопку Другие поля .

    Откроется список часто используемых типов полей. Выберите необходимый тип поля, и Access добавит в таблицу новое поле в точке вставки.

    Поле можно переместить путем перетаскивания. При этом в таблице появляется вертикальная полоса вставки, указывающая место, где будет расположено поле.

    Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).

    Для переименования столбца (поля) дважды щелкните его заголовок и введите новое название.

    Присвойте полям значимые имена, чтобы при просмотре области Список полей было понятно, что содержится в каждом поле.

    Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок для выделения столбца и перетащите столбец в нужное место. Можно выделить несколько смежных столбцов и перетащить их одновременно. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

    Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.

    На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.

    Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

    При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.

    Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

    На вкладке Файл щелкните Сохранить.

    Вы можете начать вводить данные в таблицу в любое время, переключившись в таблицу и щелкнув первую пустую ячейку. Вы также можете вкопировать данные из другого источника, как описано в разделе «Копирование данных из другого источника в таблицу Access».

    Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.

    Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля. Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.

    В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.

    Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел («Длинное целое», «Двойное с плавающей точкой» и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.

    Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.

    Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства.

    Значение по умолчанию

    Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля «Дата/время», в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести «Date()» (без кавычек).

    Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да, невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.

    Копирование данных из другого источника в таблицу Access

    Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

    При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных «Дата/время». Если же вставляемое поле содержит только слова «Да» и «Нет», для этого поля выбирается тип данных «Логический».

    Access называет имена полей в зависимости от того, что находится в первой строке в полученных данных. Если первая строка с данными похожа на последующие, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка с данными не похожа на последующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access применит имена полей соответствующим образом и не включит первую строку в данные.

    В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

    Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить таблицу.

    В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.

    Еще раз сохраните таблицу.

    Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

    Импорт, добавление или связывание данных из другого источника

    Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.

    В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите команду для типа файла, который необходимо импортировать.

    Например, чтобы импортировать данные с листа Excel, нажмите кнопку Excel. Если вы не видите нужный тип программы, нажмите кнопку Дополнительно.

    Примечание: Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связи, может потребоваться запустить программу, в которой созданы эти данные, а затем сохранить в ней данные в файле общего формата (например, как текстовый файл с разделителями) перед импортом данных в Access.

    В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите в поле Имя файла полный путь к нему.

    Выберите нужный параметр (все программы разрешают импорт, а некоторые — для их связываия) в области «Укажите, как и где нужно хранить данные в текущей базе данных». Вы можете создать новую таблицу, использующую импортируемые данные, или (в некоторых программах) данные в существующую таблицу или связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в программе-источнике.

    Если будет запущен мастер, следуйте инструкциям на экране. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

    При импорте объектов или связывании таблиц из базы данных Access открывается диалоговое окно Импорт объектов или Связь с таблицами. Выберите нужные элементы и нажмите кнопку ОК.

    Точная последовательность действий зависит от выбранного способа обработки данных: импорт, добавление или связывание.

    Access предложит сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если вы планируете повторить ее, нажмите кнопку Сохранить шаги импорта и введите нужные сведения. Позже для повторения этой операции достаточно будет нажать кнопку Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи. Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

    Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.

    Добавление части приложения

    Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.

    Например, часть приложения «Примечания» состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип «Счетчик», поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.

    Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.

    Откройте вкладку Создание.

    В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения. Появится список доступных частей.

    Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

    Открытие существующей базы данных Access

    На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

    В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.

    Выполните одно из следующих действий.

    Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).

    Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.

    Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.

    Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

    Советы

    Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл. В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента. В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке «Последние документы» (не больше 50).

    Кроме того, на панели навигации представления Backstage можно отдемонстрировать последние базы данных (1) вкладка «Файл», часть 2) базу данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки «Последние» выберите поле «Число последних баз данных», а затем укажите нужное количество.

    При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние.

    Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной, каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту).
    Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных.
    В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментов ^ Таблицы и границы или команды меню Сортировка®ТАБЛИЦА . В диалоговом окне Сортировка указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки.
    Таблицы Word могут также использоваться для выполнения операции слияния документов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д.
    С таблицами Word можно работать в режиме формы данных, при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данных на панели инструментов Базы данных.

    Вычисления в таблицах Word

    В таблицах Word реализованы некоторые функции электронных таблиц. Подобно Excel, Word позволяет выполнять вычисления с помощью формул и функций.Для проведения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ^ Формула®ТАБЛИЦА и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака «равно» (=).Word вставляет результаты вычисления в виде полей. При изменении исходных данных в ячейках таблиц Word в отличие от Excel не происходит автоматического пересчета результатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необходимо обновлять (с помощью клавиши F9 или команды контекстного меню Обновить поле).
    При копировании формул ссылки на адреса ячеек в таблицах Word не изменяются автоматически – не «настраиваются», как в Excel, т.е. ссылки на ячейки в таблицах Word всегда являются абсолютными, хотя и отображаются без знака доллара $. Поэтому при копировании формул ссылки на адреса ячеек Word нужно редактировать вручную.

    Работа с полями

    В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы — поля. Поля — это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

    Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы — конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п. Word поддерживает несколько десятков различных типов полей Наиболее часто в документах встречаются поля ^ РАGЕ (номер страницы) и DАТЕ (дата), которые вставляются с помощью команд Дата и время.® Номера страниц и ВСТАВКА ®ВСТАВКА Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.

    Читайте также:

    • Как покрасить волосы в paint net
    • Антивирус который запоминает исходное состояние программ каталогов и системных областей диска
    • Excel 1 0 что это
    • Как выгрузить 300 форму из 1с в соно
    • Как протестировать api в браузере

    база данных в ворде

    Для создания базы данных в Microsoft Word необходимо использовать таблицы. Выберите вкладку Вставка в главном меню, а затем выберите Таблица. В появившемся окне определите количество строк и столбцов в таблице. Разместите заголовки для полей базы данных в каждой строке таблицы.​

    Таблица может содержать различные типы данных, такие как текст, числа и графические объекты. Для добавления новых записей в базу данных, просто введите информацию в соответствующие ячейки таблицы.

    После заполнения таблицы данными, сохраните ее как обычный документ Word или экспортируйте в другие программы или форматы файлов.​ Для сохранения документа, выберите вкладку Файл в главном меню, а затем выберите Сохранить или Сохранить как.​

    Если вам нужно добавить новые записи в базу данных или редактировать существующие записи, просто откройте документ Word с таблицей и внесите необходимые изменения. Для редактирования записей можно использовать функции форматирования, сортировки и фильтрации данных, доступные в Microsoft Word.​

    Не забывайте, что Microsoft Word предоставляет возможность импортировать и экспортировать данные из/в другие форматы файлов. Чтобы импортировать данные из другого формата файла, откройте файл в Microsoft Word и выберите вкладку Файл, а затем Открыть.​ Затем выберите нужный формат файла и следуйте указаниям для импорта данных.​

    Важно помнить, что при создании базы данных в Microsoft Word следует учитывать, что это не является полноценной системой управления базами данных (СУБД) и может быть ограниченным в функционале.​ Для более сложных задач и расширенных возможностей рекомендуется использовать специализированные программы СУБД, такие как Microsoft Access или MySQL.​

    Заполнение и форматирование базы данных

    После создания базы данных в Microsoft Word вы можете начать заполнять ее информацией.​ Для добавления новых записей просто щелкните на нужную ячейку и введите данные.​ Вы можете добавлять текст, числа и даже графические объекты.​

    Чтобы упорядочить и структурировать данные в базе данных, можно использовать функции форматирования в Microsoft Word.​ Вы можете изменять шрифт, размер и цвет текста, применять выравнивание и добавлять фоновые цвета к ячейкам таблицы.​

    Для форматирования таблицы в Word, выделите нужную область и используйте инструменты форматирования на панели инструментов.​ Вы можете изменять размер столбцов и строк, добавлять и удалять ячейки, применять стили и создавать разделители.

    Кроме того, Microsoft Word предлагает функцию автоматического заполнения данных, которая может быть полезна при создании базы данных.​ Вы можете заполнить серию ячеек с помощью последовательности чисел или текста, используя определенные правила и шаблоны.​

    Помимо форматирования, вы можете также добавлять формулы и функции в базу данных в Microsoft Word.​ Например, вы можете использовать функции SUM, COUNT или AVERAGE для выполнения расчетов и анализа данных в таблице.

    После заполнения и форматирования базы данных, вы можете сохранить ее как обычный документ Word или экспортировать в другие программы или форматы файлов.​ Для сохранения документа, выберите вкладку Файл в главном меню, а затем выберите Сохранить или Сохранить как.​

    Управление базой данных в Microsoft Word также включает возможность редактирования записей, сортировки и фильтрации данных. Вы можете изменять или удалять существующие записи, а также сортировать данные в таблице по определенным критериям.​

    Для сортировки данных в базе данных в Word, выделите нужную область и выберите функцию Сортировка на панели инструментов или в контекстном меню. Вы можете сортировать данные по возрастанию или убыванию, используя определенные столбцы или значения.​

    Фильтрация данных позволяет отобразить только определенные записи, соответствующие заданным условиям. Вы можете фильтровать данные в базе данных, используя функцию Фильтр на панели инструментов или в контекстном меню.​ Выберите столбец и установите нужные условия фильтрации.​

    Не забывайте, что Microsoft Word предоставляет возможность импортировать и экспортировать данные из/в другие форматы файлов. Чтобы импортировать данные из другого формата файла, откройте файл в Microsoft Word и выберите функцию импорта на панели инструментов или в контекстном меню.​

    Управление базой данных в Microsoft Word предоставляет широкие возможности для заполнения, форматирования и обработки данных. Используйте эти функции, чтобы создать удобную и организованную базу данных для ваших задач и потребностей.​

    Создание базы данных в Microsoft Word ‒ быстрый и удобный способ организации информации. Используя таблицы, можно легко добавлять и форматировать данные, а также сортировать и фильтровать записи.

    Однако, стоит помнить, что база данных в Word имеет свои ограничения и не является полноценной системой управления базами данных (СУБД).​ Для более сложных операций и расширенных возможностей рекомендуется использовать специализированное программное обеспечение.

    Необходимо также учитывать формат сохранения и экспорта базы данных, чтобы быть совместимым с другими программами и форматами файлов.

    В целом, создание базы данных в Microsoft Word ⸺ удобный и простой способ организации и управления информацией, особенно для небольших проектов и задач.​

    База данных: как создать самому. Пошаговая инструкция

    Из статьи вы узнаете, как за несколько шагов в LibreOffice создать простую базу данных на примере словаря терминов.

    Статья написана для пользователей, которые ничего не знают о базах данных. Поэтому в тексте нет сложных терминов и определений, а в базе данных всего две таблицы и одна простая форма для ввода данных.

    Базы данных разрабатываются не только программистами и не только для больших приложений. Например, в университетах создают базы данных для хранения научной и учебной информации, а затем регистрируют их в Роспатенте.

    Свидетельства о госрегистрации баз данных приравниваются к научным публикациям (Постановление Правительства РФ от 24.09.2013 N 842 (ред. от 01.10.2018, с изм. от 26.05.2020) «О порядке присуждения ученых степеней»), поэтому на них ссылаются в диссертациях, отчётах, статьях, указывают в резюме и портфолио. Кроме того, свидетельство служит подтверждением квалификации сотрудника при проведении аттестации.

    База данных: что это такое?

    Когда информации много, то работать с ней трудно. Данные могут быть разбросаны по разным файлам и папкам, их легко потерять и сложно найти.

    В базе данных весь материал систематизирован, структурирован и хранится в одном месте. С ним легко и удобно взаимодействовать. Вы можете искать и фильтровать информацию так, как это делается в интернет-магазинах и поисковых системах.

    База данных — это одна или несколько таблиц, в которые заносится информация. Количество столбцов в таблицах и их тип определяется пользователем — автором базы данных.

    Как можно создавать базы данных

    Базы данных создаются в специальных программах, которые называются системами управления базами данных.

    Систем управления базами данных много. Среди них: Microsoft SQL Server, Oracle Database, PostgreSQL, MySQL, SQLite. Для простых и небольших баз данных уровня лаборатории/кафедры/школы подойдут бесплатные OpenOffice.org Base или LibreOffice Base.

    Как создать базу данных в LibreOffice Base

    LibreOffice — бесплатный пакет офисных программ. Является альтернативой коммерческому Microsoft Office.

    Мы создавали эту инструкцию для LibreOffice 6.4. Чтобы не было расхождений при создании базы данных по этому руководству, рекомендуем работать с LibreOffice версии 6.1 и выше.

    Итак, давайте создадим простую базу данных «Словарь терминов», в которой будут храниться термины, их определения, а также разделы учебной дисциплины, к которым они относятся. В качестве примера мы взяли дисциплину «Базы данных».

    Шаг 1. Запуск программы и подготовка

    Запустите программу для создания баз данных LibreOffice Base.

    В появившемся окне Мастера баз данных выберите Создать новую базу данных, укажите формат Firebird встроенная, нажмите Далее.

    На втором шаге Мастера установите флажок в Открыть базу для редактирования, нажмите Готово.

    В появившемся окне выберите папку, в которой нужно сохранить базу данных, введите имя файла. Нажмите Сохранить.

    Шаг 2. Создание таблиц

    В базах данных принято хранить один вид информации в одной таблице. Например, информация о сотрудниках, информация о подразделениях, информация о проектах организации — всё это должно быть в разных таблицах. Чтобы база данных и пользователь понимали, в каком подразделении работает сотрудник, и какие проекты разрабатываются в подразделениях, создаются дополнительные столбцы или таблицы для хранения связей между записями. Так устраняется избыточность информации в базе данных.

    Каждая строка в таблице должна быть уникальна, чтобы база данных понимала, какую запись следует удалить или отредактировать. Для этого создаётся первичный ключ в таблице — столбец, в котором значения встречаются ровно по одному разу. Это похоже на ситуацию, когда фамилия, имя, отчество и даже дата рождения у двух людей могут совпадать, но данные их паспортов обязательно будут отличаться. В случае с базой данных аналогом паспорта выступает столбец с первичным ключом.

    В нашем примере два вида информации: термин и раздел дисциплины, для которой создаётся словарь. Каждый термин относится к определённому разделу дисциплины, поэтому надо установить связь между будущими таблицами.

    В окне редактора базы данных кликните на Создать таблицу в режиме дизайна

    Пункт меню Задачи окна базы данных для создания таблицы в режиме дизайна в LibreOffice Base

    В появившемся окне добавьте характеристики столбцов таблицы для разделов дисциплины:

    1. Имя поля — Номер. Тип поля — Целое [INTEGER]. Автозначение Да (будет автоматически наращивать значение поля при добавлении новой записи в таблицу: 1, 2, 3 и т.д.). Этот столбец будет первичным ключом таблицы, и база данных сама добавит этот признак (будет отображаться изображение ключика с левой стороны поля).
    2. Имя поля — Раздел. Тип поля — Текст [VARCHAR], длина 100. В этом столбце будут находиться названия разделов дисциплины.

    Для сохранения таблицы выберите пункт меню Файл — Сохранить. В диалоговом окне укажите название таблицы — Разделы, нажмите ОК.

    Закройте окно со структурой таблицы Разделы.

    Сохраните базу данных (Файл Сохранить).

    Для создания второй таблицы с терминами опять кликните на Создать таблицу в режиме дизайна… и введите параметры столбцов таблицы:

    1. Имя поля — Номер. Тип поля — Целое [INTEGER]. Автозначение — Да. Столбец будет первичным ключом таблицы по аналогии с таблицей Разделы.
    2. Имя поля — Раздел. Тип поля — Целое [INTEGER]. Автозначение — Нет. Обязательное — Да. В данном столбце будут указываться значения первичного ключа таблицы Разделы для того, чтобы связать термины и разделы, к которым они относятся.
    3. Имя поля — Термин. Тип поля — Текст [VARCHAR], длина 100. Обязательное — Да. В этом столбце будут находиться термины.
    4. Имя поля — Определение. Тип поля — Текст [VARCHAR], длина 255. В этом столбце будут находиться определения терминов.
    5. Имя поля — Источник. Тип поля — Текст [VARCHAR], длина 255. В этом столбце будет указываться информация об источнике, из которого взята информация о термине. Например, ссылка на страницу сайта, библиографическая ссылка.

    Проверьте указанную структуру с изображением ниже.

    Сохраните таблицу под именем Термины, закройте окно структуры таблицы.

    Сохраните базу данных.

    Окно со списком таблиц базы данных в LibreOffice Base

    Шаг 3. Создание связи между таблицами

    В главном меню программы выберите пункт Сервис — Связи..

    Пункт меню программы для установления связей между таблицами в LibreOffice Base

    Далее с помощью окна добавьте обе таблицы для установления связей между ними.

    Окно для добавления связей между таблицами в LibreOffice Base

    Так как столбец Раздел в таблице Термины создан для хранения ключа соответствующего термину раздела, то нам надо его связать со столбцом Номер таблицы Разделы.

    Для этого левой кнопкой мыши установите курсор на столбце Номер таблицы Разделы и, не отпуская кнопки, ведите курсор к столбцу Раздел таблицы Термины. Отпустите кнопку мыши. В результате таблицы будут соединены ломаной линией. На одном конце линии будет 1, а на другом — n. Это указывает на тип связи один-ко-многим, что означает, что к одному разделу может относиться много терминов.

    Созданная связь типа один-ко-многим между таблицами в LibreOffice Base

    Сохраните образованную связь (Файл — Сохранить) и закройте окно.

    Сохраните базу данных.

    Шаг 4. Ввод данных в таблицы

    Для добавления информации о разделах откройте одноимённую таблицу. Установите курсор мыши в первой строке в столбце Раздел и введите название. Нажмите клавишу Enter на клавиатуре и введите ещё одно название раздела в новой строке и опять нажмите на клавишу Enter. Обратите внимание, что столбец Номер заполняется автоматически, потому что мы указали в его настройках Автозначение.

    Ввод данных в таблицу базы данных, созданной в LibreOffice Base

    Теперь чтобы заполнить данные о терминах, откройте таблицу Термины. Введите данные, как показано на рисунке ниже. Обратите внимание : для указания раздела, к которому относится термин, нам надо знать его номер в таблице Разделы. Если разделов и терминов много, то вводить такую информацию становится неудобным, так как придётся подглядывать в таблицу Разделы.

    На этом шаге, в принципе, уже можно завершить работу с базой данных, заполнив всею необходимую информацию о разделах и терминах.

    Поздравляем — ваша первая база данных создана!

    Чтобы вводить информацию о разделах и терминах с использованием удобного графического интерфейса и привычных пользователям элементов ввода (флажки, текстовые поля, выпадающие списки и пр.), в LibreOffice Base предусмотрены Формы.

    Обратите внимание : не все системы управления базами данных поддерживают создание форм. Для большинства придётся программировать приложения, чтобы получить удобный пользовательский интерфейс.

    Шаг 5. Создание формы для добавления и просмотра данных

    Форма это набор элементов для ввода информации в таблицы базы данных (текстовые поля, выпадающие списки, переключатели, навигатор по строкам и пр.).

    В одной форме может быть сколько угодно главных и подчинённых форм. В нашем случае главной формой выступает форма с разделами, а подчинённой форма с терминами. Перемещаясь по строкам таблицы главной формы, мы сможем видеть термины, которые относятся к текущему разделу. Теперь знать номер раздела для ввода термина нам не придётся: мы будем выбирать его из выпадающего списка.

    Чтобы начать создание формы, в левой части окна базы данных выберите раздел Формы. Кликните на Создать форму в режиме дизайна…

    Меню для создания форм базы данных в LibreOffice Base

    Выберите пункт меню Форма Навигатор форм… В результате появится маленькое окно со списком форм.

    Создание формы в режиме дизайна в LibreOffice Base, Навигатор форм

    Создание главной формы для работы с разделами

    Создайте главную форму для работы с разделами. Для этого правой кнопкой мыши щёлкните на пункте Формы и в контекстном меню выберите Создать Форма.

    Создание новой формы в LibreOffice Base через навигатор форм

    Правой кнопкой мыши кликните на созданной форме в Навигаторе форм. Далее в контекстном меню выберите Свойства.

    Пункт меню для вызова окна со свойствами формы в LibreOffice Base

    В окне свойств формы на вкладке Общие введите название формы «Форма Разделы». На вкладке Данные укажите Тип содержимого —Таблица, в поле Содержимое введите имя таблицы — Разделы, отключите Панель навигации. Остальные настройки не меняйте.

    Сохраните форму базы данных (ФайлСохранить), введите название формы.

    Сохранение формы, ввод имени файла формы в LibreOffice Base

    Проверьте активность Мастера элементов управления в меню Форма. Кликните на этом пункте, если он не активен.

    В главную форму добавим таблицу для просмотра и редактирования разделов. Для этого установите курсор мыши на элементе Форма разделы в Навигаторе форм.

    Выберите пункт главного меню ФормаТаблица. В левой части окна формы курсором мыши нарисуйте таблицу. В появившемся окне с помощью кнопки =>> добавьте все поля таблицы в созданный элемент управления.

    Поменяйте Привязку у таблицы с Как символ на К странице, чтобы можно было перемещать её в любое место формы.

    Столбец Раздел сделайте шире. На названии столбца Номер кликните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Столбец….

    В появившемся окне настроек укажите 0 в пункте Точность, затем закройте окно.

    С помощью ВставкаТекстовое поле добавьте на форму подпись с текстом РАЗДЕЛЫ и отформатируйте на свой вкус.

    Чтобы посмотреть, как работает созданная форма, отключите Режим разработки в меню Форма.

    Чтобы вернуться к редактированию формы выберите пункт Режим разработки повторно.

    Создание подчинённой формы для работы с терминами

    Чтобы создать форму, подчинённую главной форме с разделами, кликните правой кнопкой мыши на Форма Разделы в Навигаторе форм, и выберите пункт СоздатьФорма.

    Кликните правой кнопкой мыши на появившейся в Навигаторе форм форме и в контекстном меню выберите Свойства. В окне свойств формы на вкладке Общие введите название Форма Термины. На вкладке Данные укажите Тип содержимогоТаблица, СодержимоеТермины. Отключите Панель навигации.

    Нажмите на кнопку с тремя точками напротив пункта Связь с главным полем. В появившемся окне выберите поле Раздел для таблицы Термины и Номер для таблицы Разделы.

    Напротив свойства Сортировка кликните на кнопке с тремя точками и в появившемся окне укажите Имя поляТермин, а Порядок сортировкипо возрастанию.

    С помощью ФормаТекстовое поле добавьте три новых элемента в подчинённую форму. Далее указаны свойства для каждого из них.

    В свойствах первого текстового поля укажите Поле Термин в Имя. Во вкладке Данные выберите Термин в свойстве Поле данных. Укажите Нет в свойстве Пустая строка — NULL, чтобы программа не разрешала сохранять термины с пустыми названиями.

    Выберите второе текстовое поле. Укажите Поле Определение в свойстве Имя. В свойстве Тип текста укажите Многострочный. Поле данныхОпределение. Остальное не меняйте.

    В свойстве Имя третьего текстового поля укажите Поле Источник. Поле данныхИсточник. Остальное не меняйте.

    Выберите пункт меню Форма — Список и разместите на форме новый элемент управления. В появившемся диалоговом окне укажите таблицу Разделы в качестве источника данных для построения списка. Кликните Далее.

    На следующем шаге укажите Раздел в качестве Отображаемого поля. Кликните Далее.

    На последнем шаге Мастера укажите Раздел для Поле из таблицы значений и Номер для Поле из таблицы списка. Кликните Готово.

    С помощью Форма Панель навигации разместите на форме элемент, позволяющий перемещаться по записям таблицы с терминами.

    Для всех элементов подчинённой формы добавьте подписи с использованием ВставкаТекстовое поле. Оформите на свой вкус.

    Ваша форма должна выглядеть примерно так:

    Сохраните форму с использованием ФайлСохранить. Закройте окно редактирования формы.

    Два раза кликните на созданной Форма добавление в разделе Формы базы данных. Так созданная форма откроется для работы с таблицами базы данных. Перемещаясь по строкам таблицы с разделами, вы делаете активным один из них.

    Чтобы изменить форму, кликните правой кнопкой мыши на её названии и в контекстном меню выберите Правка…

    Итоги

    Мы рассмотрели, что такое базы данных и зачем они нужны.

    Мы научились создавать простую базу данных в бесплатной программе LibreOffice Base. Создали две таблицы, установили между ними связь. Для наполнения базы данных и просмотра её содержимого мы создали форму.

    Эту базу данных можно использовать в качестве основы для создания других баз данных с похожей структурой.

  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *